Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai,
menjadikan akuntan perusahaan
dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegangsaham, kreditur dan para
pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan
keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan
mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh
manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan
penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat
suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji
dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah
digunakan.
Dokumen Yang Digunakan
dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang
taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan
menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen
yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen
pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti
misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu
jam hadir. Kartu
jam hadir ini
digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan
di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
3. Kartu
jam kerja. Kartu
jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
4. Daftar
gaji dan upah. Daftar
gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji
bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan
dalam suatu periode pembayaran.
5. Rekap
daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan
gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
6. Surat
pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen
yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
7. Amplop
gaji dan upah. Amplop
gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama
karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan
dalam bulan atau periode tertentu.
8. Bukti
kas keluar. Berdasarkan
informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka
fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran
uang kepada fungsi pembayaran gaji.
Catatan Akuntansi Yang
Digunakan
Akuntansi
mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam
kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi
(2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji
dan upah meliputi:
1). Jurnal
umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2). Kartu
harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3). Kartu
biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial
4). Kartu
penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan
berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan
karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga
rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
Fungsi Yang Terkait Dalam
Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa
fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan.
Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu
dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut
Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah
adalah:
1). Fungsi kepegawaian; Fungsi kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
2). Fungsi pencatatan waktu; Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3).
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan
selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan
oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti
kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
4).
Fungsi akuntansi; Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban
yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan
(misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
5).
Fungsi keuangan. Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan
untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi
tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya
sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
Unsur Pengendalian Intern
Suatu
sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan
apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan
sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian
intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling
mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika
terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan
dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian
intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi
(2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur
organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek
yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan
yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur
organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem
akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan
tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan
adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari
fungsi operasi.
Sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur
pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap
orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
direktur utama.
2. Setiap
perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji
dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur
keuangan.
3. Setiap
potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian.
4. Perintah
lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar
gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti
kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan
dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah
karyawan.
8. Tarif
upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi biaya.
Praktek
yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun
praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu
jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir
ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan
kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu.
3. Pembuatan
daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya
oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn
pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan
penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di
atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam
bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan
efektif.
UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Pada penggajian, unit organisasi yang terkait :
1. manajemen personalia
2. bagian akuntansi
3. Manajer Keuangan
4. Bank
5. Pegawai
Pada Pengupahan, unit organisasi yang terkait :
1. Bagian Personalia
2. Bagian Akuntansi
3. Manajer Keuangan
4. Bagian Kas
5. Karyawan
flowchart
