Sistem Pembelian Kredit

Sistem Akuntansi Pembelian Kredit.

Pengertian Sistem Akuntansi

“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan” (Mulyadi, 2001: 3).

Menurut Carl S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fees (2006: 234), Sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur, untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.

Berdasarkan dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi merupakan metode dan prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan dan melaporkan transaksi yang terjadi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan berupa informasi keuangan yang digunakan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Pengertian Pembelian Kredit

Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok. Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.

Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

Berdasarkan pengertian pembelian kredit dan sistem akuntansi di atas, sistem akuntansi pembelian kredit dapat didefinisikan sebagai metode dan prosedur pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan dan melaporkan atas pembelian barang yang dilakukan perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok, dengan terlebih dahulu mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan

Unit organisasi yang terkait dalam Pembelian Kredit

1)      Bagian Gudang 

fungsi gudang bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan barang dan mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2)      Bagian Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, membuat surat permintaan penawara harga, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3)      Bagian Supplier

Bagian ini berfungsi membuat surat penawaran harga dan mengirimnya ke bagian pembelian dan setelahnya menerima surat order dari pembelian dan membuat faktur dan mengirimkannya beserta barangnya

4)      Pimpinan

Bagian ini berfungsi meng-acc surat daftar pembelian dan menerima laporan pembelian kredit dari bagian keuangan

5)      Keuangan

Bagian ini berfungsi membuat laporan keuangan dalam hal ini laporan pembelian kredit

Dokumen yang digunakan dalam pembelian kredit

1)          Surat permintaan pembelian.

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2)          Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3)          Bukti kas keluar.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran berfungsi sebagai remittance advice

4)          Laporan Penerimaan Barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5)            Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian  yang sebelumnya telah diterbitkan.

6)          Surat order pembelian.

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

7)          Surat Daftar Pembelian

Surat yang digunakan oleh bagian pembelian untuk mencatat daftar pembelian barang yang ingin dibeli

8)          Laporan pembelian kredit

Laporan yang dibuat oleh bagian keuangan yang diisi berdasarkan faktur, SOP, dan LPB

9)          Faktur pembelian.

Dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang secara kredit

10)      Surat Permintaan Harga

Surat yang dibuat oleh supplier yang berisikan tentang penawaran harga atas suatu barang yang telah ditentukan spesifikasinya.

Catatan-catatan  yang digunakan dalam Pembelian kredit

a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).
b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure(prosedur hutang dagang).
c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.

untuk mengetahui flowchar dari pembelian kredit, silahkan klik disini

Flowchart pembelian kredit

uraian kegiatan sistem pembelian kredit

1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. 
2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 
3.  SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. 
4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal. 
5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 
6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2  disimpan sebagai arsip. 
7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 
8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 
10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 

untuk mengetahui pengertian sistem pembelian kredit, silahkan klik disini